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¿Porqué el control de gestión es la brújula de una cadena?

Las marcas que planean crecer con franquicias, deberán definir objetivos y métricas que permitan observar permanentemente si el rumbo es el correcto. Desde este punto de vista apoyarse en el uso de la tecnología para la toma de decisiones será vital, ya que navegar sin rumbo y sin un norte, puede llevarnos a ninguna parte…

En nuestra sección “Preparando tu modelo para crecer sustentablemente”  hablamos con Pablo Pascolo y Lucas Löbel, de CENTROFRANCHISING, para entender la importancia de contar con un buen sistema de retroalimentación entre cada punto franquiciado y la cabeza madre de la empresa (Franquiciante) y como esto puede evitar catástrofes en la gestión de la red de franquicias.

¿Qué tan importante es llevar la información a través de un sistema? 

Lucas Löbel: En estos tiempos es una cuestión que se cae de madura. Hasta hace unos años, por cuestiones económicas y de cultura de las organizaciones, el uso de sistemas o softwares para la gestión, era posible solo para grandes empresas. Hoy en día, con el avance tecnológico que vivimos día a día y el desarrollo de proveedores especializados, es común encontrarnos con diferentes tipos de sistemas. Para la Facturación, para el control de inventario, para el manejo de los RR.HH. y hasta incluso para el monitoreo de gestión de puntos de venta en una red.

Lo cierto es que hoy en día el uso de un buen soft, como herramienta para la administración y sistematización de la información es una condición importante para quienes se plantean crecer con franquicias ordenadamente.

¿Conviene ir a un “enlatado” o hacer un desarrollo propio?

Lucas Löbel: Como en cada punto de esta sección remarcamos, no existe una receta mágica. Dependerá de las necesidades que tenga la empresa, el rubro en el cual opere, etc. Por ejemplo, en gastronomía o retail, existen una gran cantidad de sistemas “enlatados” que resuelven en gran medida las necesidades de administración de un punto de venta. Esto acorta significativamente el tiempo de desarrollo de un sistema propio y por consiguiente los costos que implica la prueba y error, durante su implementación y posterior ajuste.

Independientemente de si es un sistema propio o un enlatado, deberá ofrecerle a la empresa la posibilidad de realizar un buen control de gestión, comparativo y en tiempo real, sobre el desempeño de diferentes puntos de venta de su propia cadena, más aún cuando estos son operados por terceros.

La tecnología avanza, y es fundamental apoyarnos en ella para facilitar la gestión y lograr buenos resultados, que luego tendrán que ser evaluados al máximo detalle para tomar decisiones.

¿Qué es el control de gestión y para qué sirve? 

Pablo Pascolo: En CENTROFRANCHISING entendemos el proceso de control de gestión como “El Proceso de retroalimentación de información de las distintas unidades de Negocio de una marca (locales propios y franquiciados) para el uso eficiente de los recursos disponibles de la cadena, en pos de alcanzar los objetivos planteados.

Esta herramienta/metodología permite a la Empresa Franquiciante (como a todos los eslabones de la cadena, entre ellos obviamente a los Franquiciados):

1. Definir indicadores de medición del desempeño de cada unidad de Negocio | franquicia, con el objeto de establecer comparaciones y de este modo hacer sinergia entre la red de locales para la mejora continua.

2. Analizar si los recursos utilizados en la gestión del negocio obtienen el rendimiento presupuestado en la etapa de análisis del potencial de mercado.

3. Aplicar ordenadamente y de manera homogénea en la red de locales, el análisis, estudio y evaluación de la información contable, financiera, comercial, legal, técnica, administrativa, estadística, propia de los diferentes procesos desarrollados en la gestión habitual de los puntos de venta.

4. Establecer alertas que permitan a la empresa actuar de manera preventiva,  a posibles desvíos críticos en la gestión del negocio, sin esperar el pedido de auxilio del Franquiciado.

5. Realizar controles cruzados (compras / ventas / mermas / etc.) que a su vez retroalimenten los sistemas de auditorías periódicas.

¿Qué información debe reflejar el tablero de comando? 

Pablo Pascolo: Es de vital importancia la etapa de “Gestación Estructural” del sistema, concentrándose en  lograr un modelo organizativo que permite:

A. Realizar planificación y control de actividades para lograr los objetivos de la organización.

B. Tomar decisiones en el momento oportuno.

Desde CENTROFRANCHISING recomendamos a nuestros clientes atravesar 3 etapas para lograrlo de manera efectiva. Ellas son:

1. Definir las “Áreas Críticas” del negocio donde concentrar los esfuerzos de control. Estas áreas son naturalmente las relacionadas al valor diferencial de la marca y las de generación de valor económico para los accionistas.

2. Establecer estándares de comportamiento/desempeño (esperado y lograble), habitualmente relacionados a las estadísticas históricas y objetivos futuros.

3. Definir herramientas de medición claras y despojadas de subjetividad.

4. Definir Ratios y alertas de intervención, con la consiguiente acción sugerida para simplificar la toma de decisiones.

¿Cuáles son los errores frecuentes en el análisis de información de una red?

1. No tener registros ordenados. En la informalidad, la información se pierde, se desvirtúa y deja de ser fehaciente para su posterior lectura y análisis.

2. Ser enemigos de la tecnología. Cuando la cadena crece en cantidad de locales es fundamental no desaprovechar las prestaciones del sistema y para eso es fundamental conocerlo y utilizarlo.

3. No cruzar la información.

4. No determinar alertas y acciones tempranas. El plan de acción posterior a la lectura de la información es lo más importante. Si nos quedamos en un profundo análisis y no actuamos en consecuencia, de nada servirá los recursos y tiempo invertidos.

5. Subestimar esta actividad (como no prioritaria). Y esto implica una tarea ardua de parte de la empresa. Sin información será imposible tomar decisiones como cadena y por eso es fundamental darle la importancia que merece.

6. No profesionalizar y sistematizar el ejercicio de control de gestión. Si se realiza de manera esporádica, no tendrá el impacto de un proceso que debe ser “la brújula” del negocio.

 

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